Budget

Compétence requise: C.A.

Préparation et administration du budget; gestion de toutes les entrées de fonds et de toutes les dépenses; émission des chèques et des reçus d'impôt.

Commandites

Linda Drisdell: administration

- contact avec les commanditaires actuels

- recherche de nouveaux commanditaires

- maintenance du plan de commandite

- gestion de la liste des commanditaires

- gestion des visibilités attribuées aux commanditaires (sur le site web, logos sur uniformes, banières, ...)

Commande d'équipement

- demandes de soumissions

- validation avec le comité et le trésorier

- commande

- lien avec le responsable des équipements

Gestion des équipements

Uniformes, sacs de coachs, ballons, gants, cones, pompes, trousses de soins, sifflets, drapeaux, etc...

- entreposage

- inventaire de l'équipement

- besoins en équipement additionnel

- réception des équipements

- vérification des commandes reçues

- B/O (back order)

- préparation des sacs de coach

- Inventaire des sacs

- distribution des sacs

- gestion des non conformités

- Récupération de l'équipement, inventaire et entreposage

- gestion des mini buts (

Inscriptions

Pierre L'Heureux: assistants

- validation des politiques avec le comité

- mise à jour des documents

- photocopie des documents

- annonces: annonces à la sortie de l'île, Le Magazine, mailings, babillards, ...

- réservation des salles

- plan des salles

- recrutement de bénévoles pour les journées d'inscriptions

- formation des bénévoles

- impression des formulaires

- matériel bureautique pour les inscriptions

- petite caisse et change

- supervision des journées d'inscription

- lien avec le responsable des listes informatisées

- Gestion des inscriptions tardives

   > politiques

   > quotas des divisions

   > gestion des formulaires

   > paiement

   > lien avec le responsable des équipes

Gestion des entraîneurs et des responsables de division

- gestion de la liste des coachs (nom, téléphones, courriels)

- gestion des responsables de division

- recrutement de coachs

- validation des politiques avec le comité

- centralisation des communications avec les responsables de division

Entraînements

- choix des méthodes d'entraînement des coachs

- choix des méthodes d'entraînement des joueurs

- implication dans le choix du directeur technique

- communication avec le directeur technique

- élaboration du plan d'entraînement avec le directeur technique

- supervision des entraînements de groupe

- trouver de l'assistance pour les coachs qui ont besoin d'entraînement supplémentaire

- gestion des entraînements procurés par les arbitres

- recommandations au comité

Arbitres

- arbitre en chef

- validation des règlements en fonction des groupes d'âge

- approbation du choix des arbitres

- supervision de l'arbitrage durant les matchs (vérifications régulières)

- recommandations au comité

Structure des divisions et des équipes

Suite aux inscriptions:

- établissement des divisions

- validation avec le comité

- noms des divisions

- noms des équipes

- lien avec le responsable de la base de données

- lien avec le responsable du site Internet

- lien avec le responsable de la formation des équipes

Formation des équipes

Suite aux inscriptions, évaluations et à la structure des divisions:

- règles de formation des équipes

- supervision des responsables de division pour la formation des équipes

- facilitation de la communication des informations des joueurs aux responsables de division

- validation de l'équilibre des équipes dans les divisions

- approbation avec le comité

- communication des données au responsable de la base de données

Base de donnée des joueurs, coachs, et autres +listes

Pré-requis: facilité d'emploi des logiciels de bureautique; bonne vitesse de frappe; disponibilité à partir du mois de mars;

- saisie des fiches de joueurs et vérification des formulaires d'inscription (le plus rapidement possible suite aux 3 séances d'inscription)

- saisie des inscriptions tardives

- inscription dans la base de données de la fédération (PTS)

- gestion de la liste des courriels des membres

- gestion des informations manquantes (communication avec les parents / joueurs et/ou avec le responsable des inscriptions)

- saisie des équipes assignées aux joueurs

- production de listes de joueurs par équipe

- centralisation de la liste des coachs et assistants

- etc.

Site Internet

- maintenance du site actuel

- préparation du site pour la nouvelle saison

- gestion des logos des commanditaires sur les différentes pages

- maintenance de la page des inscriptions

- maintenance de la page des divisions et des équipes

- publication du calendrier de la saison

- publication des calendriers par équipe

- maintenance de la page principale: avis, informations, communiqués, articles

- avis en cas d'annulation de matchs

- amélioration du site

- contact avec l'hébergeur du site

- tâches administratives d'hébergement du site (boîtes de courriels sur le host, espace, renouvellement, etc.)

Communications: mailings

- lien avec le responsable de la base de données pour garder la liste des courriels des membres à jour

- gestion des courriels des membres du comité et des bénévoles

- gestion des adresses de courriels @soccerverdun

- envois de communiqués à tous les membres, ou à des groupes spécifiques

- gestion des adresses de courriels incorrectes

Communications: réponses aux courriels des membres

- validation avec le comité des politiques de communication

- centralisation des courriels envoyés par les parents et joueurs

- réponse directe aux questions simples

- communication avec le comité pour des demandes particulières

- assurer une bonne communication avec les membres de la ligue

Terrains

- vérification des terrains à la fin de l'hiver et évaluation des travaux requis si nécessaire

- vérification régulière de l'état des terrains durant la saison

Annulations de matchs

- vérification des conditions météo

- vérification des terrains en cas de pluie

- contact d'un membre du comité et prise de décision

- si annulation, communication au responsable du site internet

- communication au comité et à l'arbitre en chef

Communication avec la ville

Publicité

Publication des évènements de la saison

- Le Magazine de l'IDS

- Pancarte à la sortie de l'IDS

- Affiches

- Pamphlets

- etc..

Calendrier de la saison

- Création du calendrier de la saison régulière

- Création du calendrier du championnat

Championnat

- format du tournoi

- règlements

- administration

Popsicles

- collaboration avec le responsable des commandites

- collaboration avec le responsable des bénévoles

- remplir le congélateur sur le terrain

- coordination de la distribution des popsicles

Fête de fin de saison

?: repas

- préparation du budget de la fête et demande d'approbation au comité

- organisation des jeux

- organisation du repas

- organisation de la sécurité

- recrutement de bénévoles (en collaboration avec le responsable des bénévoles)

- recrutement de travailleurs

- négociation des contrats avec les fournisseurs

- supervision de l'installation

- supervision de la journée d'activités

Trophés et médailles

- recherche de fournisseurs

- choix et approbation par le comité

- commande et réception des trophés et médailles

- gestion de la distribution

Bénévoles

Supervision des matchs

Danny Berthelet,
les responsables des divisions: assistants

- présence sur les terrains durant les matchs

- informations pour les membres de la ligue

- supervision du déroulement des matchs

- supervision des coachs

- supervision des arbitres

- gestion des cas problèmes

Photos

- gestion des appels d'offres de photographes

- choix et recommandation au comité

- calendrier des photos de groupe

- supervision des activités

Élite, Inter-cité

- communications avec la terre ferme

- gestion des catégories

- gestion des coachs

- supervision des activités