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Tâche |
Responsables |
Description |
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Budget |
Sandrine Debbane |
Compétence requise: C.A.
Préparation et administration du budget; gestion de
toutes les entrées de fonds et de toutes les dépenses; émission des
chèques et des reçus d'impôt.
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Commandites |
Diane Langelier:
sollicitation
Linda Drisdell:
administration |
- contact avec les commanditaires
actuels
- recherche de nouveaux commanditaires
- maintenance du plan de commandite
- gestion de la liste des commanditaires
- gestion des visibilités attribuées aux
commanditaires (sur le site web, logos sur uniformes, banières, ...)
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Commande d'équipement |
Sandrine Debbané
Danny Berthelet |
- demandes de soumissions
- validation avec le comité et le
trésorier
- commande
- lien avec le responsable des
équipements
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Gestion des équipements |
Danny Berthelet |
Uniformes, sacs de coachs, ballons,
gants, cones, pompes, trousses de soins, sifflets, drapeaux, etc...
- entreposage
- inventaire de l'équipement
- besoins en équipement additionnel
- réception des équipements
- vérification des commandes reçues
- B/O (back order)
- préparation des sacs de coach
- Inventaire des sacs
- distribution des sacs
- gestion des non conformités
- Récupération de l'équipement,
inventaire et entreposage
- gestion des mini buts (
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Inscriptions |
Madeleine Talbot:
responsable
Pierre L'Heureux: assistants |
- validation des politiques avec le
comité
- mise à jour des documents
- photocopie des documents
- annonces: annonces à la sortie de
l'île, Le Magazine, mailings, babillards, ...
- réservation des salles
- plan des salles
- recrutement de bénévoles pour les
journées d'inscriptions
- formation des bénévoles
- impression des formulaires
- matériel bureautique pour les
inscriptions
- petite caisse et change
- supervision des journées d'inscription
- lien avec le responsable des listes
informatisées
- Gestion des inscriptions tardives
> politiques
> quotas des divisions
> gestion des formulaires
> paiement
> lien avec le responsable
des équipes
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Gestion des entraîneurs et des responsables de division |
Pierre L'Heureux |
- gestion de la liste des coachs (nom,
téléphones, courriels)
- gestion des responsables de division
- recrutement de coachs
- validation des politiques avec le
comité
- centralisation des communications avec
les responsables de division
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Entraînements |
Danny Berthelet
Mike Zarmati
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- choix des méthodes d'entraînement des
coachs
- choix des méthodes d'entraînement des
joueurs
- implication dans le choix du directeur
technique
- communication avec le directeur
technique
- élaboration du plan d'entraînement
avec le directeur technique
- supervision des entraînements de
groupe
- trouver de l'assistance pour les
coachs qui ont besoin d'entraînement supplémentaire
- gestion des entraînements procurés par
les arbitres
- recommandations au comité
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Arbitres |
Mike Zarmati |
- arbitre en chef
- validation des règlements en fonction
des groupes d'âge
- approbation du choix des arbitres
- supervision de l'arbitrage durant les
matchs (vérifications régulières)
- recommandations au comité
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Structure des divisions et des équipes |
Comité administratif |
Suite aux inscriptions:
- établissement des divisions
- validation avec le comité
- noms des divisions
- noms des équipes
- lien avec le responsable de la base de
données
- lien avec le responsable du site
Internet
- lien avec le responsable de la
formation des équipes
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Formation des équipes |
Pierre L'Heureux |
Suite aux inscriptions, évaluations et à
la structure des divisions:
- règles de formation des équipes
- supervision des responsables de
division pour la formation des équipes
- facilitation de la communication des
informations des joueurs aux responsables de division
- validation de l'équilibre des équipes
dans les divisions
- approbation avec le comité
- communication des données au
responsable de la base de données
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Base
de donnée des joueurs, coachs, et autres +listes |
Pierre L'Heureux |
Pré-requis: facilité d'emploi des
logiciels de bureautique; bonne vitesse de frappe; disponibilité à
partir du mois de mars;
- saisie des fiches de joueurs et
vérification des formulaires d'inscription (le plus rapidement
possible suite aux 3 séances d'inscription)
- saisie des inscriptions tardives
- inscription dans la base de données de
la fédération (PTS)
- gestion de la liste des courriels des
membres
- gestion des informations manquantes
(communication avec les parents / joueurs et/ou avec le responsable
des inscriptions)
- saisie des équipes assignées aux
joueurs
- production de listes de joueurs par
équipe
- centralisation de la liste des coachs
et assistants
- etc.
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Site
Internet |
Yvan Severa |
- maintenance du site actuel
- préparation du site pour la nouvelle
saison
- gestion des logos des commanditaires
sur les différentes pages
- maintenance de la page des
inscriptions
- maintenance de la page des divisions
et des équipes
- publication du calendrier de la saison
- publication des calendriers par équipe
- maintenance de la page principale:
avis, informations, communiqués, articles
- avis en cas d'annulation de matchs
- amélioration du site
- contact avec l'hébergeur du site
- tâches administratives d'hébergement
du site (boîtes de courriels sur le host, espace, renouvellement,
etc.)
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Communications: mailings |
Pierre L'Heureux |
- lien avec le responsable de la base de
données pour garder la liste des courriels des membres à jour
- gestion des courriels des membres du
comité et des bénévoles
- gestion des adresses de courriels
@soccerverdun
- envois de communiqués à tous les
membres, ou à des groupes spécifiques
- gestion des adresses de courriels
incorrectes
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Communications: réponses aux courriels des membres |
Pierre L'Heureux, Danny Berthelet |
- validation avec le comité des
politiques de communication
- centralisation des courriels envoyés
par les parents et joueurs
- réponse directe aux questions simples
- communication avec le comité pour des
demandes particulières
- assurer une bonne communication avec
les membres de la ligue
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Terrains
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Pierre L'Heureux |
- vérification des terrains à la fin de
l'hiver et évaluation des travaux requis si nécessaire
- vérification régulière de l'état des
terrains durant la saison
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Annulations de matchs |
Pierre L'Heureux, Danny Berthelet |
- vérification des conditions météo
- vérification des terrains en cas de
pluie
- contact d'un membre du comité et prise
de décision
- si annulation, communication au
responsable du site internet
- communication au comité et à l'arbitre
en chef
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Communication avec la ville |
Pierre L'Heureux |
- demandes variées de services |
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Publicité |
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Publication des
évènements de la saison
- Le Magazine de
l'IDS
- Pancarte à la
sortie de l'IDS
- Affiches
- Pamphlets
- etc..
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Calendrier de la saison |
Pierre L'Heureux |
- Création du calendrier de la saison
régulière
- Création du calendrier du championnat |
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Championnat |
Pierre L'Heureux, Danny Berthelet |
- format du tournoi
- règlements
- administration |
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Popsicles |
Chantal Leblanc |
- collaboration avec le responsable des
commandites
- collaboration avec le responsable des
bénévoles
- remplir le congélateur sur le terrain
- coordination de la distribution des
popsicles |
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Fête
de fin de saison |
Marie Charland:
responsable
?:
repas |
- préparation du budget de la fête et
demande d'approbation au comité
- organisation des jeux
- organisation du repas
- organisation de la sécurité
- recrutement de bénévoles (en
collaboration avec le responsable des bénévoles)
- recrutement de travailleurs
- négociation des contrats avec les
fournisseurs
- supervision de l'installation
- supervision de la journée d'activités |
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Trophés et médailles |
Danny Berthelet |
- recherche de fournisseurs
- choix et approbation par le comité
- commande et réception des trophés et
médailles
- gestion de la distribution |
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Bénévoles
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Linda Drisdell, Pierre
L'Heureux |
-
recrutement de bénévoles |
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Supervision des matchs |
Pierre L'Heureux:
responsable
Danny Berthelet,
les responsables des divisions:
assistants
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- présence sur les terrains durant les
matchs
- informations pour les membres de la
ligue
- supervision du déroulement des matchs
- supervision des coachs
- supervision des arbitres
- gestion des cas problèmes |
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Photos |
Linda Drisdell |
- gestion des appels d'offres de
photographes
- choix et recommandation au comité
- calendrier des photos de groupe
- supervision des activités |
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Élite, Inter-cité |
Sélim Ouahada,
Pierre l'Heureux |
- communications avec la terre ferme
- gestion des catégories
- gestion des coachs
- supervision des activités |